PRIVACY STATEMENT

JURIST EN ADVOCAAT B.V.

Jurist en Advocaat B.V. (hereinafter referred to as “Jurist en Advocaat” or “we”), located at Weesperstraat 61, 1018 VN Amsterdam (trade register number: 60462361), is strongly committed towards protecting the privacy and confidentiality of your personal data. This privacy statement (“Privacy Statement”) explains what personal data is collected and processed, for which purposes, how long we hold the personal data for, what your rights are in this regard and how to contact us. Please find below an overview of all sections of this Privacy Statement.

Categories of personal data
Legal grounds, purposes and retention periods
Transfer of personal data to third parties
Security
Third party websites
Your rights
Cookie policy
Changes to this Privacy Statement
Questions and contact details

1. Processing personal data: categories, purposes and legal grounds

Personal data are data that can be used to identify an individual person. Jurist en Advocaat collects and processes personal data through several ways. For instance, if you make use of our legal services and/or make use of our other services (hereinafter to be referred to jointly as “the Services”). Under which circumstance Jurist en Advocaat collects, uses or otherwise processes different types of personal information about you, for which purpose and on the basis of which legal ground is described below.

Clients

Jurist en Advocaat can collect and process the following personal data:

contact information: name (including name prefix), title, function, phone number, fax number, trade register number, website, e-mail address, office address and other contact and/or company information;
correspondence and other forms of communication: court files, letters, e-mails and other (forms of) communication;
information on our engagement: any information on our engagement with the client, the content of the case, any information provided for the benefit of our client or generated by us when delivering our Services, bank account numbers, payment history and any other information on payments;
identification and background information: gender, birth date, place of birth, identification document number, photo, nationality, signature, place of issuance of your identification document and your length;

Jurist en Advocaat processes the abovementioned personal data for the following purposes:

I. to provide (potential) clients with a proposal on our Services;

II. to provide our clients the Services as agreed with them (including executing judicial procedures);

III. to handle any complain or feedback;

IV. to make or collect any payments;

V. to perform a client acceptance investigation;

VI. to comply with any legal obligations (including the obligation of keeping an up to data administration); and

VII. to maintain a business relationship with our clients.

Jurist en Advocaat processes the abovementioned personal data on the following legal grounds:

processing is necessary for the performance of a contract to which the client is party or in order to take steps at the request of the client prior to entering into a contract (purposes I up to and including V);
processing is necessary for compliance with a legal obligation to which Jurist en Advocaat is subject (purposes IV up to and including VI); and
processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Jurist en Advocaat or by a third party (purposes I up to and including VII).

Suppliers

Jurist en Advocaat can collect and process the following personal data:

contact information: name (including name prefix), title, function, phone number, fax number, trade register number, website, e-mail address, office address and other contact and/or company information;
correspondence and other forms of communication: letters, e-mails and other (forms of) communication; and
information on the delivery of the product/service: any information on our engagement with the supplier, bank account numbers and any other information on payments.

Jurist en Advocaat processes the abovementioned personal data for the following purposes:

I. to purchase any goods or services;

II. to comply with any legal obligations (including the obligation of keeping an up to data administration); and

III. to maintain a business relationship with our suppliers.

Jurist en Advocaat processes the abovementioned personal data on the following legal grounds:

processing is necessary for the performance of a contract to which the supplier is party or in order to take steps at the request of the supplier prior to entering into a contract (purpose I);
processing is necessary for compliance with a legal obligation to which Jurist en Advocaat is subject (purpose II); and
processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Jurist en Advocaat or by a third party (purposes I and III).

Third parties

Jurist en Advocaat can collect and process the following personal data:

contact information: name (including name prefix), title, function, phone number, fax number, trade register number, website, e-mail address, office address and other contact and/or company information;
correspondence and other forms of communication: court files, letters, e-mails and other (forms of) communication; and
miscellaneous information: any information provided by our client or third parties regarding a (court) case.

Jurist en Advocaat processes the abovementioned personal data for the following purposes:

I. to communicate with third parties;

II. to provide our legal Services to our clients.

Jurist en Advocaat processes the abovementioned personal data on the following legal grounds:

processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Jurist en Advocaat or by a third party (purposes I and II).

2. Retention periods

Jurist en Advocaat will not retain your personal data longer than necessary for the purposes as described above. However, in some cases Jurist en Advocaat is obligated to retain your personal data if this is necessary to comply with a legal obligation. For example, regarding our administration obligation: certain personal data must be retained for a period of 7 years after the end of the fiscal year. Furthermore, Jurist en Advocaat is also obligated to retain your personal data if (legal) proceedings are expected.

3. Transfer of personal data to third parties

If Jurist en Advocaat uses the services of firms with which it has a strategic alliance and/or other service providers, Jurist en Advocaat – where necessary – will also provide your personal data to those other firms and/or service providers, for example, Jurist en Advocaat uses several IT suppliers.

In order to provide you with the Services referred to in this Privacy Statement, you will consent to the use of the personal data collected on the Jurist en Advocaat website and referred to in this Privacy Statement in countries outside of the European Union, and, where necessary, to the exchange of such data with other firms and/or service providers engaged by Jurist en Advocaat. Jurist en Advocaat has taken comprehensive technical and organizational measures to protect your personal data and will only disclose your personal data to third parties that align with the same standard of technical and organizational measures.

Jurist en Advocaat will not sell, distribute or make available your personal data to third parties outside of its own organization without your prior consent, unless obliged to do so under law, codes of conduct and professional practice or a court order.

4. Security

Jurist en Advocaat has put appropriate technical and organizational measures in place in order to safeguard your personal data against loss or any form of unlawful use. Those persons who, on behalf of Jurist en Advocaat, have access to your personal data, have a confidentiality obligation – including that prescribed by the applicable code of conduct and professional practice.

Jurist en Advocaat works to protect the confidentiality and security of information it obtains in the course of its business. Access to such information is limited and policies and procedures are in place, designed to safeguard the information from loss, misuse and improper disclosure.

5. Third party websites

Jurist en Advocaat may include links to third party websites and these third parties or other parties present on these websites may gather information about you. Jurist en Advocaat will not be responsible for the content of these websites or the actions of these third parties and other parties present on these websites. Jurist en Advocaat recommends that you read their policies on the use of personal data.

6. Your rights

You have a number of rights with regard to your personal data and the processing thereof:

you have the right to obtain from Jurist en Advocaat confirmation as to whether or not personal data concerning you are being processed, and, where that is the case, access to your personal data and additional information about the processing of your personal data;
you have the right to request rectification of your personal data, for example if your personal data is not accurate;
in certain cases, you have the right to request Jurist en Advocaat to erase your personal data;
in certain cases, you have the right to obtain from Jurist en Advocaat restriction of processing of your personal data, for example when you have contested the accuracy of your personal data;
upon your request, you have the right to receive your personal data which you have provided to Jurist en Advocaat in a structured, commonly used and machine-readable format and have the right to transmit those data to another controller, where the processing is based on your consent or on a contract;
the right to object to processing of personal data which is based on the legitimate interests of Jurist en Advocaat. Jurist en Advocaat shall no longer process the personal data unless Jurist en Advocaat demonstrates compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights and freedoms or for the establishment, exercise or defence of legal claims;
where personal data are processed for direct marketing purposes, you always have the right to object to processing of personal data for such marketing. In that case, Kanetsu shall no longer process your personal data for such purposes;
you have the right to not be subject to a decision based solely on automated processing including profiling, which produces legal effects for you or similar significantly affects you; and
you have the right to withdraw your consent at any time (if consent is the basis processing your personal data). Withdrawal will have no retroactive effect, meaning that your consent is no longer valid from the moment it is withdrawn.

These rights are not absolute. In some cases, Jurist en Advocaat may reject your request if the professional confidentiality obligations of Jurist en Advocaat’s lawyers override your interests. With regard to a request to erase personal data, it should be taken into account that Jurist en Advocaat shall not comply with such request, if it is incompatible with any legal retention obligations of Jurist en Advocaat.

If you wish to exercise any of the rights set out above, please contact us via the contact details as stated below. Information provided shall be initially free of charge. You can exercise these rights at reasonable intervals.

We will usually respond to your request within one month, unless this is not possible due to the complexity of your request or the number or requests submitted. In such an exceptional case, we will inform you within one month at the latest and extend our response period by a maximum of two months. If a request is allowed, Jurist en Advocaat shall execute the decision to correct, amend, erase and/or transport the personal data as soon as possible.

In addition to the above rights, if you are unsatisfied with the processing of your personal data by us, the handling of a request by us or if you have any other complaints, then you have the right to lodge a complaint to the Dutch Data Protection Authority whose address is Prins Clauslaan 60, 2995 AJ The Hague, Netherlands. Please visit https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en for more information.

7. Changes to this Privacy Statement

We may periodically update this Privacy Statement from time to time. Therefore, we recommend to consult us on a regular basis, so that you are aware of these amendments.

8. Questions and contact details

If you have any questions about this Privacy Statement, the way we process your personal data or if you wish to submit a request in order to exercise your rights as stated in section 6 of this Privacy Statement or if you have any other privacy related questions, please contact our Data Privacy Officer Mr. G. Ruardij via geertruardij@juristenadvocaat.nl. You can also send a letter to Jurist en Advocaat, for the attention of Mr. G. Ruardij P.O. Box 10411, 1001 EK Amsterdam. Our Data Privacy Officer will be made available to investigate your complaint and give you information about how it will be handled.

Privacyverklaring

Jurist en Advocaat B.V. (hierna te noemen “Jurist en Advocaat” of “wij”), gevestigd aan de Weesperstraat 61, 1018 VN Amsterdam (KvK registratienummer: 60462361), hechten sterk aan de bescherming van uw privacy en de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring (hierna te noemen “Privacyverklaring”) licht toe welke persoonsgegeven worden verzameld en verwerkt, voor welke doeleinden dit gebeurt, hoe lang wij deze persoonsgegevens bewaren, wat uw rechten zijn in deze en hoe u ons kunt bereiken. Hieronder vind u een overzicht van alle secties van deze Privacyverklaring.

Verwerking persoonsgegevens: categorieën, doeleinden en wettelijke grondslagen
Bewaartermijnen
Overdracht van persoonsgegeven aan derden
Beveiliging
Websites van derden
Uw rechten
Cookie beleid
Wijzigingen in deze Privacyverklaring
Vragen en contactgegevens

1. Verwerking persoonsgegevens: categorieën, doeleinden en wettelijke grondslagen

Persoonsgegevens zijn gegevens die gebruikt kunnen worden om een persoon te identificeren. Jurist en Advocaat verzamelt persoonsgegevens op verschillende manieren, bijvoorbeeld wanneer u gebruikmaakt van onze juridische dienstverlening, en/of gebruik maakt van andere diensten (hierna gezamenlijk te noemen ”de Diensten”). Hieronder staat beschreven in welke situatie Jurist en Advocaat verschillende soorten persoonsgegevens verzamelt voor welke doeleinden en op basis van welke wettelijke grondslagen.

Cliënten

Jurist en Advocaat kan de volgende categorieën van persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

contactinformatie: naam (inclusief voorvoegsel), titel, functie, telefoon- en faxnummer, KvK-nummer, website, e-mailadres, bedrijfsadres, en andere bedrijfs- en contactinformatie;
correspondentie en andere communicatie: processtukken, brieven, e-mailberichten, telefoonnotities en andere communicatie;
informatie over de opdracht: informatie over onze dienstverlening aan onze cliënten, informatie met betrekking tot inhoud van de opdracht, nadere informatie die aan ons is verstrekt ten behoeve van onze cliënten of die door ons gegenereerd wordt gedurende onze dienstverlening aan hen, bankrekeningnummers, betalingsgeschiedenis en informatie over het doen van betalingen en het innen van vorderingen;
identificatie en achtergrondinformatie: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, gegevens van uw identiteitsbewijs, zoals identificatienummer, foto, nationaliteit, handtekening, plaats van uitgifte van uw identiteitsbewijs en uw lengte.

Jurist en Advocaat verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

I. om cliënten een offerte aan te bieden inzake de diensten die wij verlenen;

II. voor het leveren van diensten zoals met cliënten overeengekomen (waaronder begrepen het voeren van (gerechtelijke) procedures);

III. voor het behandelen van klachten en/of feedback;

IV. voor het doen van betalingen en het innen van vorderingen;

V. voor een cliëntacceptatie onderzoek;

VI. om uitvoering te geven aan toepasselijke wet- en regelgeving (waaronder administratieverplichtingen); en

VII. voor het onderhouden van een zakelijke relatie met onze cliënten.

Jurist en Advocaat verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij onze cliënten partij zijn, of om op verzoek van onze cliënten vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen (doeleinden I tot en met V);
de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Jurist en Advocaat rust (doeleinden IV tot en met VI en ); en
de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de Jurist en Advocaat of van een derde (doeleinden I tot en met VII).

Leveranciers

Jurist en Advocaat kan de volgende categorieën van persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

contactinformatie: naam (inclusief voorvoegsel), titel, functie, telefoon- en faxnummer, KvK-nummer, website, BTW nummer, e-mailadres, bedrijfsadres, en andere bedrijfs- en contactinformatie;
correspondentie en andere communicatie: brieven, e-mailberichten, telefoonnotities en andere communicatie;
informatie over de opdracht: informatie over de dienstverlening van de leverancier aan ons, bankrekeningnummers en informatie over het doen van betalingen.

Jurist en Advocaat verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

I. voor het inkopen van goederen en/of diensten;

II. om uitvoering te geven aan toepasselijke wet- en regelgeving (waaronder administratieverplichtingen);

III. voor het onderhouden van een zakelijke relatie met onze leveranciers.

Jurist en Advocaat verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij onze leveranciers partij zijn, of om op verzoek van onze leveranciers vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen (doeleinde I);
de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Jurist en Advocaat rust (doeleinde II ); en
de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de Jurist en Advocaat of van een derde (doeleinde I en III).

Derden

Jurist en Advocaat kan de volgende categorieën van persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
contactinformatie: naam (inclusief voorvoegsel), titel, functie, telefoon- en faxnummer, KvK-nummer, BTW nummer, website, e-mailadres, bedrijfsadres, en andere bedrijfs- en contactinformatie;
correspondentie en andere communicatie: processtukken, brieven, e-mailberichten, telefoonnotities en andere communicatie; en
overige informatie: gegevens die we van cliënten of derden krijgen of uit een openbare bron voor behandeling van een zaak.

Jurist en Advocaat verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

I. om te communiceren met derden; en

II. om onze juridische dienstverlening aan te bieden en uit te voeren aan cliënten.

Jurist en Advocaat verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de Jurist en Advocaat of van een derde (doeleinden I en II).

2. Bewaartermijnen

Jurist en Advocaat bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de bovenstaande beschreven doeleinden. In sommige gevallen is Jurist en Advocaat genoodzaakt om te voldoen aan een wettelijke verplichting, waardoor bepaalde persoonsgegevens langer moeten worden bewaard. Bijvoorbeeld in het geval van onze wettelijke administratieplicht: bepaalde persoonsgegevens moeten gedurende een periode van minimaal 7 jaar na het einde van een fiscaal boekjaar worden bewaard. Ook kan het voorkomen dat we sommige persoonsgegevens in onze dossiers langer moeten bewaren indien sprake is van een (te verwachten) geschil of (gerechtelijke) procedure.

3. Overdracht van persoonsgegevens aan derden

Indien Jurist en Advocaat gebruikt maakt van de diensten van derden waarmee ze een strategische alliantie heeft en/of andere leveranciers, zal Jurist en Advocaat – waar nodig – uw persoonsgegevens ook aan deze derden doorgeven. Jurist en Advocaat maakt bijvoorbeeld gebruik van verschillende soorten IT-leveranciers.

Om u zo goed mogelijk onze Diensten te leveren, stemt u ermee in dat uw persoonsgegevens mogen worden gebruikt in landen buiten de Europese Unie en dat uw persoonsgegevens mogen worden uitgewisseld met derden die gevestigd zijn in landen buiten de Europese Unie die door Jurist en Advocaat zijn ingeschakeld. Jurist en Advocaat heeft uitgebreide technische en organisatorische maatregelen genomen ter bescherming van uw persoonsgegevens en zal deze persoonsgegevens alleen openbaar maken aan derden met soortgelijke standaarden van technische en organisatorische maatregelen.

In geen geval verstrekt Jurist en Advocaat uw persoonsgegevens aan derden voor commerciële doeleinden. Uitsluitend indien Jurist en Advocaat hiertoe wettelijk verplicht is, zal Jurist en Advocaat uw persoonsgegevens verstrekken aan toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties. In alle gevallen zal Jurist en Advocaat passende maatregelen treffen teneinde de vertrouwelijkheid en beveiliging van de gegevens zoveel mogelijk te waarborgen.

4. Beveiliging

Jurist en Advocaat heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen ter bescherming van uw persoonsgegevens tegen verlies of enig ander ongeoorloofd gebruik. Degenen die namens Jurist en Advocaat toegang hebben tot uw persoonsgegevens, hebben een geheimhoudingsverplichting, inclusief de verplichtingen zoals voorgeschreven door de van toepassing zijnde gedragscode en beroepsregels.

5. Websites derden

De website van Jurist en Advocaat kan links bevatten naar websites van derden en deze derden kunnen mogelijk informatie over u verzamelen. Jurist en Advocaat is niet verantwoordelijk zijn voor de inhoud of de activiteiten op de websites van deze derden. Wij raden u aan om de privacy verklaringen van deze derden te raadplegen.

6. Uw rechten

U heeft een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegeven en de verwerking daarvan:

het recht op een bevestiging van Jurist en Advocaat dat uw persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt, en in het geval deze wel verwerkt worden, het recht op toegang tot uw persoonsgegevens en aanvullende informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens;
het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld indien uw persoonsgegevens niet accuraat zijn;
in bepaalde gevallen het recht om Jurist en Advocaat te vragen uw persoonsgegevens te verwijderen;
in bepaalde gevallen het recht op een bevestiging van Jurist en Advocaat van een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld omdat u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist;
het recht om op uw verzoek de persoonsgegevens te ontvangen die u aan Jurist en Advocaat ter beschikking hebt gesteld in een gestructureerd en algemeen gebruikt elektronisch formaat en het recht die persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming of op een contract;
het recht op bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van legitieme belangen van Jurist en Advocaat. Jurist en Advocaat zal uw persoonsgegevens niet meer verwerken tenzij Jurist en Advocaat dwingende legitieme gronden aantoont voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of wanneer dit noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte;
wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing doeleinden, heeft u te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegeven voor marketingdoeleinden. In dat geval zal Jurist en Advocaat uw persoonsgegevens niet meer voor dergelijke doeleinden verwerken;
het recht om niet te maken te hebben met een beslissing die enkel en alleen is gebaseerd op automatische verwerking inclusief profilering, die wettelijke gevolgen hebben of u verregaand treffen; en
het recht om te allen tijde uw toestemming in te trekken (indien toestemming de grondslag is voor de verwerking). Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Dat wil zeggen dat toestemming niet meer geldt vanaf het moment van intrekken.

Deze rechten zijn niet absoluut. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij Jurist en Advocaat aan uw verzoek als betrokkene geen of niet volledige uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten. Voor wat betreft verzoeken ter verwijdering van persoonsgegevens, moet er rekening mee worden gehouden dat Jurist en Advocaat een dergelijk verzoek niet zal inwilligen indien dit onverenigbaar is met de verplichte wettelijke bewaartermijnen van Jurist en Advocaat.

Indien u uitvoering wilt geven aan één van de hierboven genoemde rechten, verzoeken wij u contact met ons op te nemen via de genoemde contactgegevens in paragraaf 9. De verstrekte informatie zal in eerste instantie gratis zijn. U kunt deze rechten met redelijke tussenpozen uitoefenen.

Wij zullen binnen een maand op uw verzoek reageren, tenzij dit niet mogelijk is vanwege de complexiteit van uw verzoek of het aantal ingediende verzoeken. In een dergelijk geval zullen we u uiterlijk binnen een maand informeren en onze termijn om te reageren verlengen met een maximum van twee maanden. Indien een verzoek door Jurist en Advocaat wordt gehonoreerd, zal Jurist en Advocaat zo snel mogelijk uitvoering geven aan de beslissing om de persoonsgegevens te corrigeren, wijzigen, verwijderen en/of over te dragen.

In aanvulling op de hierboven genoemde rechten, hebt u, wanneer u ontevreden bent over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, uw verzoek behandelen of enige andere klacht, het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens (‘AP’), aan de Prins Clauslaan 60, 2995 AJ Den Haag, Netherlands. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de website van de AP: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

7. Wijzigingen in de Privacyverklaring

Het is mogelijk dat wij deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. We raden daarom aan om deze regelmatig te raadplegen zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

8. Vragen en contactgegevens

Indien u vragen heeft over deze Privacyverklaring, de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of indien u een verzoek wilt indienen ter uitvoering van uw rechten zoals hierboven genoemd onder punt 6 van de Privacyverklaring of indien u andere privacy gerelateerde vragen heeft, dan kunt u contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming de heer G. Ruardij via geertruardij@juristenadvocaat.nl. U kunt ook een brief sturen aan Jurist en Advocaat, ter attentie van de heer G. Ruardij, Postbus 10411, 1001 EK Amsterdam. Onze Functionaris Gegevensbescherming zal beschikbaar zijn om uw klacht te onderzoeken en u te informeren over hoe deze wordt afgehandeld.